Wie empfangen Sie Ihre neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an ihrem ersten Tag im Unternehmen? Wenn Sie jetzt denken: „Na, ist doch klar. Ein freundliches „Guten Morgen“, danach geht’s an den Arbeitsplatz und der Rest wird sich schon ergeben.“, dann sollten Sie den Prozess für den Arbeitsbeginn unbedingt überdenken. Denn schließlich wollen Sie die Neuen doch möglichst schnell in die Abläufe einbinden und vor allem möglichst lange im Unternehmen halten. Wie Sie Ihr Onboarding gestalten, ist dabei einer der Schlüssel zum Erfolg.

Wichtig zu wissen ist hierbei nämlich, dass etwa 15 Prozent der neuen Mitarbeiter schon an ihrem ersten Arbeitstag an Kündigung denken. Verantwortlich dafür ist oft die Form ihres Einstiegs ins Unternehmen. Und auch wenn Sie nicht alle Gründe für Frust – und eventuell falsche Erwartungen –damit ausschließen können, schaffen Sie mit einem gut gestalteten Onboarding die Basis für die Mitarbeiterbindung.

Onboarding gestalten am ersten Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag geht es für den neuen Mitarbeiter darum, das Unternehmen und die Menschen kennenzulernen. Eine freundliche Begrüßung sollte als Willkommen selbstverständlich sein. Ganz wichtig ist aber auch, dem Neuen das Gefühl zu geben, dass er erwartet wird. Dazu gehört vor allem, dass Ihre Mitarbeiter von seinem Kommen wissen – besonders natürlich diejenigen, auf die der Neue als erstes trifft.

Im nächsten Schritt sollte er seinen Arbeitsplatz und die Kollegen kennenlernen und die nötigen Arbeitsmittel erhalten. Vorab sollten Sie festlegen, wer den neuen Mitarbeiter an seinen Platz begleitet und ihn vorstellt. Wer die Arbeitsabläufe und Tätigkeiten erklärt, sollten Sie ebenfalls im Vorfeld bestimmen. Wenn möglich, empfiehlt sich am ersten Tag auch ein kurzes Gespräch zwischen Chef und neuem Mitarbeiter. Damit zeigen Sie Ihre Wertschätzung und haben die Möglichkeit, aufgekommene Fragen gleich zu beantworten.

Gut ist übrigens, wenn Sie Ihrem neuen Mitarbeiter oder Ihrer neuen Mitarbeiter für die erste Zeit im einen festen Ansprechpartner zur Seite stellen. So vermitteln Sie Sicherheit und sorgen dafür, dass Unklarheiten meist schnell beseitigt werden. Ebenfalls hilfreich ist ein Mitarbeiterhandbuch. Darin sollten alle wichtigen Informationen rund um Ihr Unternehmen und den jeweiligen Arbeitsplatz enthalten sein. Ein solches Handbuch kann übrigens auch Ihren bestehenden Mitarbeitern als Nachschlagewerk gute Dienste leisten. Selbstverständlich können Sie es digital bereitstellen, sodass sich das Werk leicht auf dem neuesten Stand halten lässt.

Die erste Arbeitswoche

In der ersten Arbeitswoche kommt es darauf an, dass Ihr neuer Mitarbeiter einen Überblick erhält. Kennenlernen sollte er Ihr Leistungsangebot. Welche Dienstleistungen bieten Sie an? Welche Produkte stellen Sie her? Wer sind die Kunden? Je nach Aufgabengebiet des Neuen sollten auch erste Kontakte mit externen Ansprechpartnern in der ersten Woche stattfinden.

Vertraut machen sollten Sie Ihren neuen Mitarbeiter außerdem mit allem, was er für seine Arbeit braucht wie zum Beispiel die von Ihnen genutzten IT-Lösungen. Nach einer gründlichen Einweisung übertragen Sie ihm erste Aufgaben, die Sie im Anschluss bei Bedarf kurz besprechen. So geben Sie Ihrem Neuen die Chance, sich zu orientieren und schnell in seinen Aufgabenbereich hereinzuwachsen.

Am Ende der ersten Arbeitswoche trägt ein erneutes Gespräch zwischen Chef und neuem Mitarbeiter dazu bei, die gegenseitigen Erwartungen auf die Realität hin abzuklopfen. Dann ist auch die Zeit, die weitere Einarbeitung zu besprechen. Die Eindrücke aus der ersten Woche liefern hierfür bereits eine gute Basis.

Für die erste Einarbeitungsphase sollten Sie etwa drei Monate einkalkulieren. Danach folgt die Zeit der wirklichen Integration ins Unternehmen, sodass das gesamte Onboarding ein Jahr dauert.

Haben Sie einen festen Ablauf für das Onboarding in Ihrem Unternehmen etabliert? Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht? Teilen Sie diese gerne in den Kommentaren. Auch über Ihre Fragen zum Thema freue ich mich.

Ich wünsche Ihnen einen erfolgreichen Tag.

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Martina Schäfer

Martina Schäfer unterstützt mittelständische Unternehmen dabei, leichter die richtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden. Sie berät zur Auswahl der passenden Kommunikationsplattformen und -inhalte. Außerdem ist sie Buchautorin, hält Vorträge und gibt ihr Wissen in Workshops und als Tutorin bei der Freien Journalistenschule weiter.